Les emails sont source de plaisir (la dopamine libérée lorsqu'on en reçoit) et d’angoisse (le nombre incalculable de messages s'accumulant dans nos boîtes de réception).
C’est pourquoi Prasanth Nair, directeur général de Double Gemini, une boîte de conseil en productivité pour les entreprises, a mis au point la Stack Method. Simple, elle s’applique à l'ensemble des client·es de messagerie et pourrait vous faire gagner 250 heures par an.
Étape n°1: Créer des fichiers par action
Première étape: créer trois à six dossiers nommés d’après les actions que vous faites quotidiennement. À titre indicatif, Nair suggère:
- Réponses: les emails qui attendent une réponse immédiate;
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Transférer: les emails qui doivent être délégués à d’autres systèmes;
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Rencontrer: tous les événements ou réunions qui doivent être notés sur votre agenda;
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Consulter: les newsletters ou les emails sur lesquels vous êtes en copie;
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Faire: les tâches qui doivent être faites.
Si l’un de ces dossiers ne fonctionne pas pour vous, le plus simple est de le supprimer. Et si vous avez d’autres types d'actions à accomplir, ajoutez un dossier ad hoc.
Étape n°2: Triez et classez par ordre d’importance
La proccédure est ensuite simple. Chaque matin, ouvrez vos emails et classez-les dans l’un des dossiers –en utilisant des raccourcis claviers. Cela ne devrait pas prendre plus de 5 minutes pour 100 messages. Vous pourrez ensuite lire vos emails par dossier et par ordre d’importance.
Nair ordonne ses dossiers en commençant par Réponses, puis Faire, Rencontrer, Transférer et Consulter. «Il est plus rapide de s’en tenir aux réponses et de toutes les gérer en même temps, parce que vous êtes en mode réponse», explique Nair. «Une personne passe en moyenne une minute et demi par email, la méthode peut diviser ce temps de moitié.»
Étape n°3: Regardez vos emails à des heures précises
Autre caractéristique de la technique qui a son importance: programmez des heures précises pour consulter vos emails. Le faire n’importe quand fragmente l’attention. «L’expert en managment de projet Tom DeMarco nous a appris qu’il fallait 15 minutes pour s’échauffer lorsqu’on se met à une tâche, et dix minutes pour faire des progrès», explique Prasanth Nair.
C’est un tel soulagement mental. C’est l’une des récompenses-clés du tri.
«Il faut travailler au moins vingt-cinq minutes d’affilée pour être vraiment efficace. Si vous regardez vos emails constamment, une tâche qui prend une heure vous en prendra deux.»
Quant à la récompense ultime, il s’agit bien sûr d’atteindre le zéro email dans la boîte de réception. «Je dis aux gens de prêter attention à ce moment –ce moment de clarté», se passionne Nair. «C’est un tel soulagement mental, ça élimine tout le stress que les emails peuvent engendrer. C’est l’une des récompenses-clés du tri.»
