Gmail est la plateforme de messagerie la plus utilisée dans le monde. Vous faites donc peut-être partie des 900 millions de personnes qui, chaque jour, envoient et reçoivent des messages de tous types: professionnels, personnels, importants, anodins.
Il est cependant possible que vous ne connaissiez que les fondamentaux du service. C'est pourquoi le site Wired donne quelques conseils techniques pour comprendre les différentes options que vous propose Gmail –et gagner pas mal de temps tout en préservant vos nerfs.
Utilisez régulièrement les paramètres
Tout d'abord, n'hésitez pas à utiliser toutes les fonctionnalités des paramètres de Gmail. Les options proposées vous permettent d'être mieux organisé·e. Par exemple, vous pouvez changer le nombre de conversations visibles sur une page pour avoir une vision plus large de vos e-mails. Ou encore augmenter le délai d'annulation de l'envoi de messages à 30 secondes, une sécurité bienvenue dans le cas où vous auriez une mauvaise connexion.
Mais surtout, insiste Wired, pensez à utiliser des filtres le plus souvent possible: ils permettent d'appliquer un ensemble de règles automatisées aux e-mails qui vous sont envoyés. Ils peuvent par exemple mettre en évidence les messages de votre patron·ne, appliquer des étiquettes aux conversations sur des sujets spécifiques ou encore ne pas faire rentrer certains messages dans votre boîte de réception.
Vous pouvez les trouver dans les paramètres Gmail. Définissez d'abord ce qui sera filtré –une adresse ou un sujet particulier, par exemple. Vous n'aurez ensuite plus qu'à choisir l'opération que vous souhaitez appliquer: marquer un type de mail comme important, ajouter une étoile, une couleur, supprimer automatiquement certains mails, etc.
Vous aurez ainsi une vision plus nette des messages que vous recevez et serez plus efficace dans votre tri.
Organisez votre temps
Deux nouvelles options, ajoutées par Google, vous permettent de mieux gérer la temporalité de vos emails.
La première est le calendrier de message, qui rend possible l'envoi d'un message à une heure et à une date précise. Il vous suffit de cliquer sur la petite flèche à côté du bouton «Envoyer» puis de choisir une date et une heure. Le destinataire ne pourra pas voir l'heure à laquelle vous avez fini votre travail –ce qui dans certains cas peut s'avérer utile.
De manière similaire, le bouton «Mettre en attente» permet de déplacer les courriels hors de votre boîte de réception pour la durée de votre choix. En cliquant sur cette icône –en forme d'horloge lorsque vous pointez un message– vous retirerez le message de votre boîte de réception, ce qui vous aidera d'ici à sa réapparition à y voir un peu plus clair.
Vous pouvez enfin activer les raccourcis clavier dans vos paramètres, puis les utiliser à votre guise. Ils peuvent eux aussi, avec un peu d'habitude, vous faire économiser ce précieux temps que vous pourrez alors consacrer à autre chose. C'est aussi à ça que sert une maîtrise experte des outils mis à notre disposition.
